我們都知道溝通是很重要的,因為只有我們進行溝通,我們才會知道對方的想法,才會更加的相互理解。但是我們在溝通的時候還是有原則的,我們只有掌握這些原則,我們才可以更好的珍惜。下面的是語言溝通的五項基本原則,希望對大家會有所幫助!
一、為人謙遜
狹義的溝通僅僅是指一種交流的技巧,但是,對于秘書來說,溝通更重要的是一種維持和諧人際關系的一種手段;秘書與同事溝通的目的在于做好工作并維持和諧的關系。所以,在開始溝通之前,你一定要端正自己的心態。如果你自私或自大,那你就很難達到有效溝通。
小田進公司不久,總經理的秘書就出國留學去了,由于她的謙虛、勤奮和聰明,總經理秘書這個空缺就被她填補了。隨著“地位”的變化,她開始有些飄飄然了;不久,同事們能從她說話的口氣中感受到她那種無形的優越感。
市場部張經理原來是總經理辦公室副經理,小田的頂頭上司,這天他打電話來找總經理。小田回答:“總經理出去了,等他一回來我馬上就與您聯絡。”
小田的這種回答讓張經理非常郁悶。都是同一個公司的人,為什么還要“聯絡”?聽小田這口氣,總經理只屬于她一個人,自己只是一個外人!他越想越生氣,覺得有必要找個機會在總經理那里參她一“本”,讓她知道自己有幾斤幾兩。如果小田這么答復他:“總經理現在不在,等他一回來我就給您打電話,你看可以嗎?”那張經理心里就會舒服很多。
表面上看起來這是說者無心,聽者有意,但這種“無心”實際上也是“潛意識”作用的結果,所以,秘書一定要有謙遜的心態,否則,在溝通中你隨時都會流露出那種無形的優越感,而這種無形的優越感又會讓你的人際關系受到無形的傷害。因此,一些秘書常常感嘆,說自己不知什么時候把就又把哪路神仙得罪了。
二、說話委婉
作為秘書,無論是與公司內部員工溝通,還是與公司的客戶溝通,一定要注意說話的方式,盡量委婉,因為每個人都有自尊心,都愛面子,如果你不注意說話的方式,就很容易傷對方的自尊心。可以說,說話的方式與說話的內容一樣影響溝通的效果。同樣一件事,如果你說得委婉,那對方接受的可能性就比較大;如果你一開口就讓對方感到不舒服,甚至會損害他的利益,那他就有可能與你針鋒相對;如果對方產生了抗拒心理,那有效溝通就到此為止,你說再多也沒用了,所以,作為秘書,在與同事溝通過程中不要把委婉當作撒謊,更不能看作是一種欺騙行為。
這天銷售部送來的本季的銷售報告,只羅列了這個季度的銷售數據,沒有把銷售額大幅度下降的原因找出來,上司不滿意,讓秘書于雪把報告退回銷售部讓他們重寫。當于雪把報告遞給銷售部經理時,她只說總經理如何如何不滿意;聽著聽著,銷售部經理心里開始不舒服了,抵觸情況緒也就上來了。于是不再聽于雪說什么,開始計較于雪是怎么說的。盡管他知道自己的報告沒寫好,但他給自己找到了各種借口,最后兩人不歡而散。如果于雪說話婉轉一些,比如先同情對方,說市場競爭太激烈,整個行業的大環境都不太好等,之后再說出“增加內容,找出原因”的意思,那銷售部經理對她可能會是另外一種態度,溝通的目的自然就會達到。
三、看人說話
俗話說“交淺不言深”。作為秘書,對于本公司的員工不認識的恐怕不多,因為彼此抬頭不見低頭見,但是,有些員工你并不一定熟悉,因為在工作中的交往并不多,交情也不深,更不知對方底細,因此,當你與這樣的同事進行溝通時,如果你一開口就談工作,直接了當地告訴他自己找他的目的是什么,那么,在對方缺乏心理準備或對你不是很了解的情況下,他不僅很難接受你的意見,而且很有可能產生強烈的抗拒心理。所以,當你準備做溝通時,你最好先寒暄幾句,看看對方對你是什么態度;如果合適就進入正題;如果對方對你還有戒心,那你不妨先說點別點,表現自己的誠意。
隨著彼此的解了,有了交情,那說起話來就比較方便了,因為他再也不會輕易地懷疑你的動機了,即使你說錯了,他也會認為你這是無心的,比較容易諒解你;你說漏了嘴,他也可能用一句“開玩笑的”掩飾雙方的尷尬,不會與你計較。如果你與他的交情很淺,那他就會提高對你的警惕性;你一句無心的玩笑,也有可能引發嚴重的誤會。作為秘書,一定要養成“見什么人說什么話”的習慣。這并不是讓你去欺騙同事,而是為了更好地溝通。
四、觀言察色
正如每個人都有自己獨特的個性一樣,每一個人在與他人溝通時也都有自己的習慣。作為秘書,如果你能了解自己同事的這些溝通習慣,并根據他們的這些習慣來進行溝通的話,那你的溝通就能事半功倍。
當你準備與對方溝通時,你應先觀察一下對方,看他是怎么想的,現在想不想與自己溝通。即使他還沒有開口,你也可以通過他的神態或其他肢體語言來判斷。如果通過觀言察色,你知道了對方將用什么方?與自己交流,那你也差不多就了解了對方的真實意圖。為人真誠,與人為善,只有這樣,你才有可能讓對方暢所欲言,把心里話掏給你。
一些年輕的秘書為了追求效率,不管三七二十一,一見面就滔滔不絕說開了,不管對方情緒如何,想不想跟你交流。欲速而不達,這樣的溝通不僅很難取得實際的效果,反而有可能增加溝通的難度,所以,溝通之前,最好先表現出自己的誠意,不讓對方有什么壓力或其他想法;只有這樣,你才能讓對方想說就說,從而達到溝通的目的。因此,作為秘書要注意養成這么一種習慣,那就是不要見了面一開口就談工作;你問候或閑聊兩句,在這個過程中觀察對方的氣色,用自己的誠意表示對他的尊重,再順著對方的心情確定用什么方式進行溝通。
五、謹慎
作為一個公司里交流溝通的樞紐,秘書成天與人打交道,要做到每說一句都先打好腹稿不僅很難,而且也很累人,所以,有些話脫口而出很正常;但是,作為職業秘書,在你每次溝通時,你至少要做到說好第一句話。
如果你一開口說話就談星期天加班,讓對方感到對自己沒什么好處,那他自然就會對你的話題失去興趣甚至產生反感。所以,你一開口就要讓對方感興趣。比如,你先問對方漂亮的連衣裙是在哪里買的,或者夸對方上個月的業績,那她就有可能在不知不覺中被你吸引過來,這樣氣氛融洽了,于是,后面的溝通就會變得順暢。